Основы тайм-менеджмента: организовываем работу правильно

Для многих из нас жизнь состоит из множества рабочих моментов, которые превосходят по количеству моменты релакса и отдыха, проведенные наедине с собой и с родными и друзьями. Работа стоит на первом месте, и порой ее настолько много, что приходится заполнять разными заданиями даже свободные от рабочего времени часы. Кто-то может сказать, что это бич нашего времени – когда практически все трудятся чуть ли не день и ночь для того, чтобы обеспечить себе и своей семье достойное существование. Время на общение с друзьями? Нет, откуда, ведь надо работать! Воспитание детей? Откуда им взяться, когда график такой плотный, что и отношения некогда строить? И даже если отношения есть, и есть семья и дети, на них часто не хватает времени, и именно из-за множества заданий, которые даже на дом приходится брать (или в офисе сидеть допоздна). В итоге отдыха практически нет, полноценного общения с близкими людьми тоже, остается только так называемое «свободное время», которое все же посвящено решению рабочих моментов.

Что же делать в таких случаях? Смириться с темпами жизни нашего века и необходимостью вместить в 24 часа суток все обязанности, задания и дела? Я предлагаю другой вариант: тайм-менеджмент или руководство своим собственным временем. И именно с целью разгрузить себя и дать возможность видеть в жизни не только стены офиса (которые и по ночам уже снятся), а еще массу приятных вещей.

Основополагающие моменты тайм-менеджмента

1. Устраиваясь на работу, с самого начала узнайте свои должностные обязанности и не позволяйте перегружать себя лишними заданиями. Естественно, на первом собеседовании никто не говорит, что работать нужно будет 20 часов в сутки. Зато в последствии задания растут как на дрожжах, и офис вы покидаете за полночь, чтобы в 6 утра вновь подняться и как робот отправиться туда же.

2. Из первого следует и второй совет: умейте говорить нет, если на вас желают навесить то, что вы делать не должны. Ведь каждая обязанность прописана в чьей-то должностной записке. А раз в вашей такой работы не указано, не позволяйте взваливать на себя чужие дела. И если одно дело – помочь коллегам в момент аврала, когда трудится весь офис, а у вас есть возможность взять на себя часть дел других, то совершенно другое – тянуть чужую лямку, не успевая при этом выполнять свои обязанности.

3. Работа – это прекрасно. Но не забывайте, для чего она вам нужна. Да-да, для того, чтобы обеспечивать себе и своей семье должное существование. Но никак не для того, чтобы жить ради нее. Именно поэтому советую четко разграничить время для труда и для отдыха, и не путать их.

4. Организация своего рабочего времени – настоящее спасение. Можно составить небольшой график на день или неделю и придерживаться его, хотя бы примерно. Не забывайте и о порядке на рабочем месте: ведь на поиск нужных бумаг в беспорядке уйдет драгоценное время.

5. Неплохо было бы в конце дня записывать, что было сделано. Кстати, в некоторых компаниях такой отчет нужно и вовсе предоставлять начальству. В таком случае, оглядываясь назад, вы увидите, что можно было бы сделать быстрее и раньше, а какое время потратить более рационально. История все-таки лучший учитель – даже в рабочих ситуациях.

6. Делегирование полномочий – красивый термин. Еще бы хорошо уметь пользоваться этим на практике: передавать некоторые дела тем, кто может помочь справиться с ними (опять же не в ущерб свободному времени этих сотрудников). И если вы полагаете, что кроме вас с работой не справится больше никто, то готовьтесь к полному отсутствию покоя и отдыха, и к стопроцентной загруженности своего личного и рабочего времени.

7. Прекрасная идея – разбираться с самыми сложными и неприятными заданиями в первую очередь. Проверено на себе: помогает, и в итоге, когда самое страшное уже позади, более приятные дела делаешь с удовольствием, будто уже отдыхая.

8. Если задание достаточно большое, его стоит разбить на сегменты и выполнять с перерывом или на протяжении нескольких дней. Не советую оставлять полностью всю большую работу напоследок или посвящать ей один, но целый, день. Во-первых, делать ее по частям будет проще, а во-вторых, на следующий день вы можете придумать и новый подход к выполнению задания.

9. Если вам мешают звонки, не тратьте на них слишком много времени. В большинстве случаев по телефону вам не скажут ничего особенно важного, так что пообещайте перезвонить, когда будете менее заняты. К тому же, если уж приходится говорить по телефону и отвлекаться от основного занятия, не располагайтесь слишком удобно – чтобы не расслабляться. Хорошо было бы встать и постоять – тогда точно вы не заболтаетесь.

Уж лучше выделить в рабочем расписании отдельное время, когда вы будете отвечать на звонки и электронные письма. Тогда беседы по телефону не отнимут ни времени, что надо посвятить более важным делам, ни вдохновения, с которым вы трудились до этого.

10. В рабочем дне просто необходимо делать небольшие перерывы. Специалисты по тайм-менеджменту советуют расслабляться последние 10 минут каждого часа. Если и это – большая роскошь, то хотя бы пять минут посвятите медитации или расслаблению – чтобы набраться сил перед следующим рабочим часом.

11. Общение с коллегами и родными должно быть неотъемлемой частью вашей жизни, ведь мы все живем в обществе, где принято уделять время и тем, кто окружает нас. Коллеги могут помочь в решении трудных вопросов и даже оказаться приятными людьми. Общаться с ними не зазорно, ведь именно в их обществе среднестатистический сотрудник, работающий в офисе весь день, проводит большую часть своего времени.

О родных также нельзя забывать ни в коем случае. И уж если вы решили провести с ними время (будь то друзья или семья), то не думайте, что именно этим временем можно легко пожертвовать. Пусть и в этом случае не будет компромиссов. Не забудьте отключить телефон или хотя бы не говорить по работе во время отдыха.

12. Не позволяйте офисным бездельникам или тем, кто хочет свалить на вас свою работу, отвлекать вас в разгар дня. Дайте всем понять, что это недопустимо – просто появляться и воровать у вас драгоценные минуты времени, которые потом можно было бы провести с пользой для себя, а не на рабочем месте. На фразы вроде «Знаю, что ты занят(а), но…» предлагаю и вовсе не реагировать.

Наверняка у многих найдутся еще и собственные секреты по тайм-менеджменту. Отдыхать тоже нужно уметь – как и трудиться, впрочем. Ведь без полноценного отключения от работы невозможно эффективно выполнять то, чего от вас ждут. Да и просто расслабляться и посвящать время себе и близким так же необходимо, как и зарабатывать деньги.